Satın Alma Departmanı Hakkında Kapsamlı Bir Kılavuz
Her kuruluş, faaliyetlerini kaynaklarla optimize ederek finansal istikrar yaratmayı amaçlar. Bu kaynakları tedarik etmek için kuruluşlar, stratejik ve operasyonel ihtiyaçlarını karşılamak için özel bir plana ihtiyaç duyar.
Bir şirkette satın alma departmanı bu sorumlulukları yerine getiren bir organizasyon birimidir. Öyleyse, satın alma sürecini ve bir satın alma departmanının nasıl çalıştığını inceleyelim.
Satın Alma Nedir?
Satın alma, tedarik zinciri yönetimini daha verimli hale getirmek için mal ve hizmet satın alma veya edinme sürecidir. Bu süreçte satın alınan mal, malzeme ve teçhizat, kuruluşun ürettiği ürün/hizmetlerin kalitesinin yükseltilmesinde kilit rol oynamaktadır. Sonuç olarak, satın alma süreci ürün kalitesini etkiler ve değer zincirindeki maliyetlerin optimize edilmesine yardımcı olur.
Satın Alma Departmanı nedir?
Bir şirketin satın alma departmanı, organizasyonu etkin bir şekilde yürütmek için gerekli malları, hammaddeleri ve hizmetleri tedarik etmekten sorumludur.
Artık, ekipman, ham madde ve hizmet satın alma ve tedariği söz konusu olduğunda her kuruluşun kendine özgü ihtiyaçları vardır . Bu ihtiyaçlar, satın alma sürecini ve satın alma departmanının nasıl çalıştığını tanımlar.
Bu ihtiyaçlara dayalı olarak bir kuruluş, satın alma departmanının sorumluluklarını belirler ve talep-arz engellerine karşı korunmak için satın alma planlarını düzene sokar. Bu süreçte bir satın alma departmanının rolünü anlayalım.
Satın Alma Departmanının Rolü
Satın alma departmanının nasıl çalıştığını anlamak için genel iş akışı ve P2P (Procure to Pay) döngüsünde oynadığı rolü keşfetmek önemlidir . Satın alma departmanları bir organizasyonda iki rol oynar:
-
Stratejik Satın Alma : Bu rolde, satın alma departmanı, kuruluşun iş hedeflerine dayalı olarak üst düzey satın alma faaliyetlerini planlar. Stratejik satın alma departmanı sorumlulukları, stratejik olarak ekonomik fiyatlarla ve optimum kalitede mal tedarik etmeye yardımcı olur. Şirket içi üretim veya dış tedarikçilerden tedarik gibi kararlar stratejik satın alma aşamasında alınmaktadır.
-
Operasyonel Tedarik : Bu rol aynı zamanda "taktiksel satın alma" olarak tanımlanır ve burada tüm satın alma departmanı sorumlulukları ticari operasyonlar ve yönetimle ilgilenmeye odaklanır. Üretim hattının optimum kapasitede çalışmasını sağlamak için tekrarlanan siparişler, envanter yeniden stoklama ve fatura ödemeleri sürdürülür. Operasyonel satın alma, öncelikle şirketin uzun vadeli ihtiyaçlarını karşılar.
Bu rollere bağlı olarak, bir kuruluş çeşitli satın alma departmanı işlevlerini ve bunların nasıl yerine getirileceğini belirleyebilir.
Satın Alma Departmanlarının Temel Fonksiyonları
Tüm satın alma departmanı fonksiyonları, bir organizasyonun iş hedefleriyle uyumludur. Temel satın alma departmanı işlevlerinden bazıları şunlardır:
-
Mallar, malzemeler ve hizmetler için iş gereksinimlerini belirleyin
-
Bu gereksinimleri karşılamak için güvenilir tedarikçiler bulun
-
Fiyatları müzakere edin, kaliteyi ve teslimat şartlarını oluşturun
-
Tedarik sözleşmelerinde sipariş miktarlarının ayarlanması ve teklif taleplerinin yapılması
-
Koordinat teslimat ve depolama operasyonları
-
Kalite kontrol ve ürün testini çalıştırın
-
ROI'lere ve ödemelere dayalı olarak bütçeleri yönetin
Üç ana satın alma departmanı işlevini ayrıntılı olarak inceleyelim.
Malları Mümkün Olan En İyi Fiyatla Almak
Satın alma departmanları, malzemeleri kaliteye ve daha da önemlisi fiyatlandırmaya dayalı olarak sürekli olarak değerlendirmelidir! Kârlılığı en üst düzeye çıkarmak için kuruluşların ürünleri verimli bir şekilde tedarik etmesi gerekir. Örneğin, büyük bir satıcıdan küçük miktarlarda satın almak ekonomik olarak pratik değildir. Tedarik ekibi, bu siparişlerde toplu indirimler sağlamalı ve daha iyi fiyatlandırma için alternatif satıcılarla pazarlık yapmalıdır.
Operasyonları Sürdürmek İçin Hammadde Temini
Satınalma departmanı, malları en iyi fiyattan temin ederken, günlük operasyonların sürdürülmesi için gerekli satın alımları da sürdürmelidir. Demir ve plastik gibi hammaddelerden makinelere, üretim araçlarına ve hatta ofis malzemelerine kadar, işin sorunsuz bir şekilde devam etmesi için hepsinin tedarik edilmesi gerekir.
Endüstri Protokollerine Uyum
Operasyonları sürdürmenin yanı sıra, satın alma departmanı tarafından tedarik edilen tüm mal ve hizmetlerin de endüstri standartlarına ve şirket politikalarına uygun olması gerekir. Satıcılar, büyük siparişleri teslim etmeden önce hammaddelerin iyi kalitede olduğundan emin olmalıdır. Tedarik departmanı ayrıca, satın almanın her aşamasında kalite uyumluluğunu kontrol eden özel bir satın alma politikası oluşturmalıdır.
Ancak herhangi bir satın alma politikası veya prosedürü oluşturmadan önce, bir kuruluş tedarik zinciri yönetiminde uzmanlaşmış profesyonellerden oluşan güçlü bir ekip oluşturmalıdır.
Satınalma Departmanı Personeli
Satın alma departmanı personeli, tedarik ihtiyaçlarını belirleyen, talepleri yöneten, bütçeleri kontrol eden ve rekabetçi fiyatlarla mal tedarik eden çeşitli profesyonellerden oluşur. Satın alma departmanı personeli şunları içerir:
-
Satın Alma Müdürü : Departmana liderlik eden yönetici, tüm satın alımları denetler ve iş ihtiyaçlarını tam olarak anlamak için şirket yöneticileriyle yakın çalışır. Buna dayanarak, satın alma yöneticileri, satın alma departmanı sorumluluklarını satın alma görevlileri arasında dağıtır.
-
Satın Alma Görevlileri : Satın alma müdürünün gözetiminde, profesyonellerden oluşan bir ekip satın alma faaliyetlerini yürütür. Yönetici tarafından belirlenen sipariş boyutuna ve iş önceliklerine göre ihtiyaçları araştırır ve değerlendirirler. Çalışmaları, satın alma yöneticisinin tedarik acenteleriyle çalışmasına ve kuruluş için en iyi satın alma kararlarını almasına yardımcı olur.
Tedarik Politikası ve Prosedürü Nasıl Çalışır?
Yukarıdaki personel, bir satın alma planı veya bir satın alma politikası izleyerek satın alma departmanının işlevlerini yerine getirir. Bir kuruluş, satın alma politikasını belirleyebilir ve işle ilgili satın almalar yapmak için net bir prosedür oluşturabilir.
Bir kuruluş için standart bir satın alma prosedürüne genel bir bakış:
Harcama Limitleri
Bir kuruluşun birincil satın alma politikası, malları en iyi fiyatlarla satın almaktır. Satın alma departmanı, siparişteki her ürün için harcama limitlerini kesinlikle tanımlamalı ve takip etmelidir. Bu şekilde, satın alma departmanı gereksiz yere harcama yapmaz veya maliyetleri düşürmez.
Yetkili Satıcılar
Harcama limitlerini belirledikten sonra, satın alma prosedürü mevcut tüm yetkili satıcıları da listelemelidir. Bu liste, piyasadaki en iyi satıcılara erişimi sağlamak için düzenli olarak tutulmalı ve güncellenmelidir. Büyük satıcılardan küçük ölçekli tedarikçilere kadar, tedarik sürecine dahil olan tüm dış taraflar politikada listelenmelidir.
Malzeme Listesi
Satıcı listesine ek olarak, satın alma politikası ayrıca satın alınan kalemlerin listelerini de yapmalıdır. Ofis malzemeleri ve diğer günlük gerekli kalemler birlikte listelenmelidir. Aynı şekilde toplu siparişlerde gerekli olan sanayi malları ve diğer kalemler ayrıca listelenmelidir. Bu listeler, her satın alma birimi için kesin siparişler vermek için uygun şekilde kategorize edilmelidir.
Önceliklendirme
Bu listeleri yaparken, satın alma departmanı, satın alma müdürleri ve kilit iş paydaşları tarafından belirlenen bir önceliklendirme politikası izlemelidir. Bu politika, bütçede ilk sırada yer alan satın alımları vurgular. Buna bağlı olarak, satınalma siparişleri tahsis edilmeden önce sarf malzemeleri listesi özelleştirilebilir - satınalma talebi ile satınalma siparişi arasındaki fark hakkında daha fazla bilgi edinin .
Sözleşme Müzakereleri Politikaları
Satınalma siparişleri hazır olduğunda, kuruluş fiyatlandırma müzakerelerinde katı kurallara uymalıdır. Bu politikalar kapsamında, satın alma departmanı kalite pahasına daha düşük fiyatlara odaklanmamalıdır. Bunun yerine, satıcılar arasında fiyat karşılaştırması yapılarak malların kalitesi optimize edilmelidir.
Satıcı Yönetimi
Bu müzakereler sırasında satıcılar ve tedarikçiler doğru yönetilmelidir. Tedarik politikası, verimli satıcı yönetiminin önemini vurgulamalıdır. Doğru sipariş yerleşimlerinin sağlanması, ayrıntılı satın alma siparişlerinin verilmesi ve acil satın almalar için avans bildirimlerinin gönderilmesi, kuruluşun izlemesi gereken politikalardan bazılarıdır. Bunlar, satıcı dolandırıcılığını önlerken satıcılarla güvenilir, karlı ve uzun vadeli bir iş ortaklığı oluşturmaya ve sürdürmeye yardımcı olacaktır .
Satınalma Departmanı Görev ve Sorumlulukları
Etkili bir satın alma politikası oluşturduktan sonra, kuruluş çeşitli satın alma departmanı sorumluluklarını ve görevlerini uygulayabilir. Bu sorumluluklar ayrıca rekabetçi görevler ve rekabetçi olmayan görevler olarak kategorize edilir.
Satın alma departmanının rekabetçi görev ve sorumlulukları şunları içerir:
-
Ulusal ve uluslararası satın alma yasalarına uymak
-
Sübvansiyonlar ve diğer faydalar için devlet kurumlarıyla çalışmak
-
Rekabetçi fiyatlarla mal edinme
-
En iyi satıcılarla uzun vadeli özel ortaklıklar sürdürmek
-
Ticari rakiplerden önce en iyi teklifleri vermek ve siparişleri almak
-
Satıcıları önceden edinmek için kazançlı teklifler göndermek
Satın alma departmanının rekabetçi olmayan bir açıdan sorumlulukları şunları içerir:
-
Mal ve ürünleri kalite, fiyat ve teslimat koşullarına göre dikkatlice araştırmak
-
Satıcıları iş geçmişlerine ve tedarik yeteneklerine göre değerlendirme
-
Tedarik sürecinin her aşamasında malların kalitesinin değerlendirilmesi
-
Teslimat ve sipariş süreçlerinde şeffaflık yaratmak
-
ROI'leri hesaplamak için nihai finansal raporlar oluşturma
-
Endüstri konferansları aracılığıyla yeni yerine getirme yeteneklerini keşfetme
Bir ticari organizasyonun başarısını sağlamak için tüm satın alma departmanı görev ve sorumlulukları etkin bir şekilde yerine getirilmelidir.
Satın Alma Departmanlarının En Önemli
5 Faydası
Yukarıdaki satın alma departmanı sorumlulukları başarıyla yerine getirildiğinde, organizasyon faydalarını görmeye başlar. Bir kuruluş, ticari operasyonları ve üretimleri boyunca verimli satın almanın çeşitli avantajlarını deneyimleyebilir.
1. Maliyet Optimizasyonları
İyi yönetilen bir satın alma departmanının en büyük yararı, kuruluşun uygun maliyetli satın alma yoluyla anında tasarruf sağlayabilmesidir. Akıllıca harcayabilir ve diğer iş faaliyetlerine yeniden yatırım yapmak için para biriktirebilir. Satın alma departmanı, garantilerin, indirimlerin ve imtiyazların avantajlarından yararlanmak için çeşitli tedarikçilerden mal alabilir.
2. Risk Kontrolü ve Tedarik Güvenliği
Maliyet avantajlarının yanı sıra, tedarik zinciri yönetiminin çeşitli riskleri, satın alma departmanı işlevleri aracılığıyla çözülür. Bir şirket, tedarik zincirini çeşitlendirerek tedarikçilerle ilgili riskleri yönetebilir. Ayrıca, satın alma yöneticileri tedarik zincirlerini güvence altına almak ve kötü satıcı seçimi, pazar tuzakları, olası dolandırıcılıklar, kalite kaybı ve uygunsuz teslimat gibi daha yüksek risklerden kaçınmak için uygun adımları atabilir.
3. Güçlü Satıcı İlişkileri Yönetimi
Bu riskler azaltılırken alıcı-tedarikçi ilişkileri güçlenmektedir. Özel bir satın alma departmanı, satıcılar ve acentelerle yakın işbirliği içinde çalışır. Uzun vadeli satın alma sözleşmeleri ile satın alma departmanı, satıcıların kuruluşa mal tedarik etmenin karlarını gerçekleştirmelerine de yardımcı olabilir. Satıcıların kuruluşa sadık ve güvenilir kalmasına yardımcı olur.
4. İş Kalitesi İyileştirmeleri
Satın alma departmanları, en iyi tedarikçilerle ortaklık kurarak dolaylı olarak işletmenin üretim kalitesini artırabilir. Diğer departmanların hedeflerine ulaşmalarına ve yüksek performans seviyelerinde çalışmalarına yardımcı olabilirler. Ayrıca kaliteyi izleyebilir ve son ürünlerin zamanında teslim edilmesine önemli ölçüde katkıda bulunabilirler.
5. İnovasyon ve Teknolojiden Yararlanma
Satın alma departmanı, geleneksel ham maddeleri yenilikçi ikame ürünlerle değiştirerek işletmeye rekabet avantajı sağlar. Satın alma departmanı ayrıca tedarik zinciri zorluklarını gidermek ve manuel görevleri otomatikleştirmek için muhasebe otomasyonu , içerik hizmetleri , ERP, envanter kontrol sistemleri, iş akışı yönetimi yazılımı , belge yönetim sistemleri ve dış kaynak teknolojisi çözümlerini benimseyebilir.
Çözüm
Önümüzdeki yıllarda satın alma departmanları, yıkıcı dönüşümün ölçeğinde ve hızında gelişecek. Yeni malzemeler geleneksel malzemelerin yerini alacak ve daha büyük bir tedarikçi karışımını yönetmek daha fazla zorluk getirecektir. Bu tür senaryolarda, bir kuruluş için başarının anahtarı, en iyi satın alma danışmanı ile çalışmaktır. Günümüzde her kuruluş, tedarik faaliyetlerini yeniden değerlendirerek ve değer zincirinde maliyet tasarrufu sağlayarak büyük bir fırsat bulmalıdır.